Universidad Católica del Maule implementará solución SAP para gestionar de manera eficiente el ciclo de vida del estudiante

La integración de S4/HANA para el área educativa corresponde a la segunda fase del proyecto de transformación tecnológica institucional, destinado a modernizar los sistemas administrativos, académicos y de investigación de la Institución de Educación Superior.

SANTIAGO, Chile – agosto de 2020 – Integrar en un solo sistema toda la información académica de los estudiantes es el principal objetivo de la segunda fase de Titán, el proyecto de transformación tecnológica institucional que la Universidad Católica del Maule (UCM) está implementando de la mano de SAP, para modernizar su operación y responder de manera más eficiente a las exigencias propias y del entorno, con un alto estándar de calidad.

A la fecha el rector de la institución ha manifestado que la incorporación de SAP como herramienta de manejo de información de clase mundial, desde que se aprobó este proyecto en el año 2018, ha sido una muy buena noticia para todos. Estos siempre son procesos complejos, que nos llevan a revisar cómo hemos funcionado hasta ahora y que beneficios hemos obtenido, además nos permite establecer los caminos necesarios para llevar a la UCM a otro nivel, lo que implica mantener la voluntad de aprender nuevas formas de hacer las cosas. Dr. Diego Durán Jara – Rector de la Universidad Católica del Maule.

Así mismo en palabras del Vicerrector de Administración y Finanzas, Pablo Hormazábal, para las áreas administrativas y financieras ha representado un gran avance la Fase I del proyecto (2018- 2020). Al día de hoy contamos con una plataforma integrada que nos permite mantenernos conectados e informados sobre el avance de los procesos institucionales, además provee múltiples herramientas que facilitan el análisis y evaluación de resultados de la gestión.

Tras finalizar la modernización del sistema administrativo y financiero, meta de la primera fase del proyecto, la institución de educación superior se alista para comenzar, en el corto plazo, el desarrollo de una instancia para unificar toda la data del estudiante, de tal manera de acceder de manera fácil y eficiente a su ciclo de vida.

Hasta ahora la información académica se encuentra en sistemas que trabajan de manera independiente, por lo que el principal desafío es “tener en un solo lugar toda la información de la gestión institucional y de la operación académica, para así tener la historia y trazabilidad desde que un estudiante postula a nuestra institución, egresa y luego realice una especialización a través de un Postgrado o en educación continua”, explica Marianela Monsalve, directora de proyecto TI.

En enero de este año, la UCM puso en vivo el sistema que ha optimizado sus procesos administrativos y financieros: la solución de siguiente generación, SAP S/4HANA. De esta manera, se concluyó la primera fase del proyecto que consideró la activación de un back office y una cuenta corriente del estudiante, para asegurar un flujo de información consistente y centralizada, mejorar la trazabilidad de datos y estandarizar procesos, de tal manera de tomar decisiones estratégicas y de manera oportuna, además de dar cumplimiento a los requerimientos de información de los estamentos gubernamentales y apoyar fuertemente el proceso de Aseguramiento de la Calidad Institucional.

“En UCM, antes de SAP, teníamos alrededor de 50 sistemas, algunos de mayor envergadura que otros, pero todos trataban de ayudar a la gestión macro de la universidad. En el 2018, el Honorable Consejo Superior aprobó la implementación de S/4HANA porque era la que presentaba mayores ventajas desde el punto de vista de las necesidades de la universidad”, explica Marianela Monsalve.

Hoy, el nuevo sistema administrativo integrado permite a la entidad de educación superior disminuir considerablemente el tiempo de las operaciones financieras y contables, debido a que la información se consolida en un solo lugar. Por lo demás, la disponibilidad de datos para hacer auditorías o seguimientos y control de procesos, ha facilitado las decisiones en los proyectos e iniciativas de la institución. “Desde la perspectiva del proceso y de la información, mejoró la gestión y el control de ingresos y pago de los estudiantes. Porque está todo concentrado en un solo sistema”, explica la profesional.

Esto no es todo. Con el sistema S/4HANA productivo desde el 6 de enero, la universidad ha podido mantener su gestión activa, pese a la crisis sanitaria y el confinamiento obligado. En este sentido, la directora de este proyecto tecnológico asegura que “fue muy beneficioso implementar SAP antes de la pandemia porque ha permitido que toda la parte administrativa y operativa continúe sin inconvenientes. No se ha detenido ningún proceso al interior de la universidad, lo que demuestra que una de las ganancias de un sistema de estas características es que, aunque no estemos físicamente en el campus, podemos seguir operando sin mayor inconveniente mientras se cuente con acceso a internet”.