El mundo se ha trasladado a Internet, ¿también lo ha hecho tu trabajo? Atrás quedaron los días en los que se gestionaba el trabajo empleando papel y lápiz, pizarras y rotuladores, notas adhesivas y las cuatro paredes de tu cubículo. Guardar documentos de Microsoft Word y hojas de cálculo en una carpeta del ordenador ya forma parte del pasado.
Los gestores de proyectos digitales más eficaces de hoy en día han trasladado sus equipos y procesos a Internet. Utilizar la gestión de proyectos en línea, el software de colaboración y los sistemas de almacenamiento de archivos en la nube hacen que el trabajo se lleve a cabo de manera eficaz y con los mejores resultados.
Aquí explicamos cómo la gestión de proyectos digitales está mejorando con la ayuda de la nube:
La información del trabajo es más transparente
Cuando se organizan los proyectos y las tareas en una herramienta de gestión de proyectos en línea compartida con tu equipo, las partes interesadas pueden saber fácilmente en qué punto se encuentran los proyectos de trabajo. Todo el mundo puede ver las asignaciones, las fechas de entrega de las tareas, en qué fase se encuentra cada trabajo, quién está obstaculizando el progreso y cuáles son las próximas tareas. De este modo, ofreces a tu equipo el conocimiento necesario para que sea eficaz.
Recepción de actualizaciones sobre el progreso minuto a minuto
Las herramientas de colaboración y gestión de proyectos basadas en la nube te indican en qué punto exacto se encuentra el trabajo en cada momento. Cuando el trabajo se realiza donde controlas el progreso general, siempre tienes el último estado del trabajo, por lo que puedes comunicarte con las partes interesadas ejecutivas empleando datos reales y actuales. Puedes eliminar las reuniones para informar del estado, ya que sabes lo que ocurre simplemente consultando la herramienta de gestión de proyectos.
Fácil acceso a la información importante
Mantener todos los documentos, las imágenes y la información en una herramienta de gestión de proyectos basada en la nube o en una herramienta de almacenamiento de archivos implica que los interesados pueden descargar los archivos necesarios cuando los necesiten, sin que te importunen. Además, no tendrán que esperar 24 horas a que respondas a su mensaje de correo electrónico. De este modo, el trabajo puede avanzar más rápidamente.
Las cronologías y las asignaciones se pueden ajustar
¿Un miembro del equipo cuyo trabajo es fundamental se ha quedado de baja durante unos días de forma inesperada? Este acontecimiento podría provocar una gran demora en tu programa. Utilizar un software de gestión de proyectos que incluya diagramas de Gantt ofrece sencillas opciones para remediar la situación:
Consulta el diagrama de Gantt para saber si puedes permitirte esperar a que se reincorpore el miembro del equipo que falta.
Si puedes esperar, reorganiza las tareas del diagrama de Gantt para que refleje las nuevas fechas de entrega y haz saber al equipo que debe consultar el programa actualizado. Mantiene una sola versión de la verdad.
Si no puedes esperar, reasigna la tarea. Como la persona originalmente asignada ha registrado todo el progreso en la herramienta de gestión de proyectos en línea, quien reciba la asignación de la tarea dispone de toda la información necesaria para retomar el trabajo en el punto en el que se dejó.
Solo hay una versión de la verdad
El trabajo y la información se conservan en el mismo lugar; de este modo, puedes consultarlo todas las veces que quieras. Se acabaron las discusiones sobre quién dijo qué o el no saber en quién recae la responsabilidad de una tarea: todo queda claramente documentado en un solo lugar al que todo el mundo puede acceder.
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